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工程项目证件管理的难度及问题

作者:上海悦流软件有限公司 浏览:209 发表时间:2021-01-31 09:00:00

1.1.1  证件管理

随着***对建筑行业越发的规范化,对整个行业管控也更加的严格。比如:***颁布***的企业资质审批:一级房建资质申报条件:需要一级建造师12人,中级职称人员30人,各项岗位人员50人,技术工人150人,所有人员必须持证上岗。共两百多个证件。

房屋建筑企业存在人员多,证件多,证难管,如果对证件管理不善对企业会造成很大的影响。

例如工程项目投标,资格预审时要验证,开标人要到场,从这条就可以体现出证件管理的迫切性,企业需要有一套能及时了解和管理公司人员证件信息的系统。


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1.1.1.1   证件管理的难度及问题

证件管理的难度在于多个证件、多个业务、多个部门、多个岗位之间的使用及管理。具体如下:

1.        经营部门:招投标、中标备案;

2.        施工管理:施工现场实名制管理;

3.        资质就位:资质升级、资质复审;

4.        外省备案:资质备案、人员备案;

5.        人事调动:新旧项目人员交替调动;

6.        人才储备:人员发展与企业发展匹配。

然而传统的Excel管理模式带来了很多问题。

1.        证件的使用是否必要,有无经过审批不清楚;

2.        某个证件是否仍在使用中当前能不能使用不清楚;

3.        单个证件用了多少次、历经了多少项目不清楚;

4.        证件借出的使用期限或有效期即将届满没提醒;

5.        证件持有人的相关信息不全或从未更新;

6.        证件保管、使用的责任人不明确。

1.1.1.2   证件管理业务流程及功能框架

证件管理涉及人事管理流程、证件管理流程、项目管理流程及员工档案、证件档案、项目档案。其在企业的经营管理中不光是一个单独的业务,而是需要和其他业务进行紧密的结合,证件关联人员、证件关联项目,实现数据统一及联动。

1.1.1.3   证件登记

新聘人员到岗后,系统会自动发起证件新增登记表至证件管理员。

新到岗员工需将证件交到证件管理员,由证件管理员检验证件真伪,如:假证、无效机构颁发的证书或过期证书,并确定是否由公司代保管。

这张登记表除了对新到岗员工证件进行登记外,还对在职员工新考取证件进行登记保管。

证件登记后形成证件信息表,此表包含证件人基本信息,关联人员信息档案。

证件信息,包含证件基本信息、证件有效信息、证件使用信息、证件保管信息、证件更新信息等。所有证件登记信息同时关联及写入员工档案及证件档案。

1.1.1.4   证件更新

证件更新操作由证件管理员发起,用于系统中已登记证件的信息更新,具体包含以下情况如到期证件复审、继续教育情况、证件的扫描件更新至***版等,所有证件更新信息同时关联及写入员工档案及证件档案。


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