新闻资讯

聊一聊 OA 系统

浏览:718 发表时间:2020-09-10 09:00:00

B 端产品更直观的体现出对公司的帮助,oa 在公司日常管理中,尤其明显。

经常有新员工入职后,对我们的助理小姐姐说,公司自动化做的真好,入职都是自动化,人工操作是真的少啊。

是的,3 年前公司就已经完成入职流程自动化了。截止到现在,对入职员工来讲,操作也越来越少了。

以我厂新员工入职为例,助理小姐姐会带领新员工到工位,剩下的入职流程,全部通过 OA 来完成。消耗时间最长的,估计就是电脑初始化的时间了。

完善的OA 系统,能很大程度提升员工的幸福感。

那 OA 具体与那些功能模块呢?我们怎么才能做好 OA 呢?

OA 端结构拆解

No.1

OA(Office Automation)是代替手动重复性工作,高效的处理办公事务,改善工作环境。现在的 OA,可以分为办公自动化(狭义的 OA)和 HR 系统。

办公自动化(狭义的 OA)

按照场景,可以「入职流程管理」、「考勤管理」、「成本管理(财务)」、「行政管理」、「IT」 和「权限配置」。

聊一聊 OA 系统

我们把「入职模块」详细拆分下。

入职流程管理分为 2 大模块:面试流程和入职流程,其中面试流程,涉及到员工管理,是放到 HR 系统中,我们把整个流程串起来讲下。

面试流程

面试流程分为:简历筛选,面试预约,面试过程和反馈。我们这里只简单讲一下面试环节。

大家也会类似的经历,到面后填写很复杂并且重复的表格,不知道大家什么感觉,反正我是深恶痛绝。所有,我们把这些环节做了优化。

我们把表单中大部分的信息,根据简历信息自动填写好。应聘者只需要确认和填写公司需要的少许信息即可。

应聘者到公司面试时,就只用等着和面试官聊就好了,提升了应聘者对公司的印象分值。

面试流程的管理,现在有比较成熟的产品,如 MokaHR 系统,可以直接拿来用,最多和公司的 HR 系统做好对接。

入职流程

入职流程分为两部分:入职前的准备工作,和入职当天就职流程。

入职前的准备工作

确定给员工发 offer 后,HRBP 就开始为员工入职做准备,通过审批流的方式,通知部门助理、IT、行政、HR 等角色,为即将入职员工准备工位、设备、邮箱以及薪酬录入等。

入职当天就职流程

入职当天,员工通过 OA 完成个人信息完善,合同签署,wifi密码、邮箱密码设置。

电脑等办公用品,已经是入职之前 IT 提前准备好,不需要跑各个办公室签合同、领电脑、领办公用品了。

举例

以前我入职某互联网公司,整整一个大会议室,十几个入职的人,在填写各种信息、签字, HRBP 负责复印件收集。

现在好了,入职当天助理小姐姐把新员工带到工位,并给新员工一个入职引导小卡片(原来很复杂的,现在也是越来越简单了),入职全部流程也就 3 步:

  1. 下载并登录企业微信,通过「人事」模块获取 wifi 密码,获取邮箱密码;
  2. 通过企业微信「人事」模块,完善个人信息。个人信息只需要提交身份证、学历证件等照片,完善一下教育经历和紧急联系方式,检查一下自动填写好的个人信息(从简历里面自动获取的);
  3. 签订电子合同,入职流程完成了。

半个小时搞定所有流程和手续,HRBP 全程不用参与。


OA 还有考勤、报销/用款等财务流程、设备借用/名片申请等行政流程、权限、账号申请等工作权限申请流程,后续我们逐步介绍说明。

小结

很多流程都有自己的公司特色,但可以抽象出两类:「审批流管理」和「权限管理」。

办公自动化的核心之一是审批流设计,后续会单独来讲。权限管理的 RBAC 模型已经很成熟,也不多讲。

HR 端结构拆解


No.2


HR 系统服务的对象 HRBP 和薪酬专员,主要分为 4 个模块:员工管理、薪酬管理、绩效管理和权限设置。

聊一聊 OA 系统

我们对员工管理进行拆解,包含 5 个模块:员工花名册管理、合同管理、员工异动管理、员工数据分析、员工关爱。

花名册管理

分为 3 大模块,员工基本信息管理和岗位信息管理,以及操作日志管理。

1. 管理员工的基本信息:包括个人信息、教育信息、住址以及紧急联系人等

2. 岗位信息:包括工号、职级/职位、入职/转正/离职信息、汇报对象等,和工作岗位相关的内容。

3. 操作日志:HRBP 对员工的所有调整,都要记录归档,以备查询。

合同管理

具体分为OA 端和 HR 端两个部分。

HR 系统端:主要是由 HRBP 操作,设置「合同模板」,发起合同签署流程,以及最终归档。

OA 端:更多是员工操作,有查看、合同签字。具体流程如下:

员工新入职,HRBP 会在 HR 后台,提前为员工设置好合同模板,基本信息都自动填写好了。

入职当天员工在 OA 端收到合同签订通知,员工只需要检查无误后,在手机上完成签字即可。

完成签字后,合同归档。员工在 OA 端只能查看,有的公司薪酬相关也在合同中,那是要设置为不能查看,避免薪酬信息泄露。

合同续签流程类似,只是多了提前 30 天通知 HRBP 员工即将合同到期,确定要续约后,再进行后续流程。

***

No.3

OA 在公司中无处不在,从面试、入职,到工作中的各种审批,再到财务、行政等自动化流程,办公自动化已经完全融入我们工作之中。

作者:南南 B端产品经理

文章内容如有侵权,请联系站长删除。


推荐文章

如果需要了解更多产品信息

欢迎来电咨询

关于我们

我们的产品

解决方案

应用案例

 上海悦流软件有限公司版权所有   沪ICP备15052271号   沪公网安备 31011202004286号